Introdución

Desde ha algún tempo resulta excesivamente frecuente o envío de mensaxes de correo con anexos consistentes en arquivos MS-Word, i.e. con arquivos no formato propio dese procesador de textos. Esta practica, se ben frecuente, non é moito recomendábel, xa que o dito formato non é, do meu punto de vista, unha boa elección para transmitir información textual, tal e como se ve en seguida.

Non se trata neste documento sobre a idoneidade do programa MS-Word como procesador de textos, aínda que eu persoalmente non guste del1 e non o use, senón da (im)pertinencia do formato propio deste programa para o intercambio de documentos. O normal é que un procesador de textos poda gravar un mesmo documento en varios formatos2, e un/unha usuario@ intelixente debe escoller cal é o formato máis axeitado para cada caso.

Este artigo, por exemplo, foi escrito con o procesador de documentos libre LyX LyX, o cal permitiu gravalo como texto simples, en LaTeX LaTeX, no seu formato propio, en HTML, en DVI, en Postscript e en PDF.

O formato ideal

Un bo formato para a troca de informacións textuais debería ser:

• 'Intelixíbel'. I.e. debería poder ser lido, e a ser posíbel mesmo manipulado, en cal quer tipo de computador, correndo cal quer sistema operacional. De maneira a ser entendido por todo o mundo sen problemas.
• 'Confiabel'. Ou sexa, debería reproducir fielmente as informacións que carga, nin máis nin menos da que @ autor@ desexa enviar, e mantendo a forma dada inicialmente pol@ autor@. Ademais non debería comprometer a seguridade nin do emisor nin do receptor.
• 'Lixeiro'. I.e. a razón entre o tamaño ocupado polo arquivo e a información contida debería manterse baixa.
• 'Resistente a erros'. Ou sexa, a perda dalgúns poucos bytes non debería dar lugar a unha perda masiva da información contida.

Carencias do formato MS-Word

Infelizmente o formato do MS-Word non cumpre ningún dos requisitos anteriores. Vexamos porqué:

O formato MS-Word non ten un alto grao de intelixibilidade.

'Require software específico e propietario'. Este é un formato propietario, binario e fechado, polo cal só o procesador de textos MS-Word o entende cabalmente, e para iso nin sempre. Se ben o procesador de textos MS-Word está amplamente espallado, é un aplicativo propietario, e non especialmente barato, que ademais só ten versións para dous sistemas operacionais, o Windows e o Mac OS. Por tanto non todo o mundo o ten instalado no seu computador. A Internet construíuse procurando que os distintos tipos de computadores puideran comunicarse entre si, para todo o mundo poder estar a vontade. Enviar arquivos en formatos propietarios presupondo, sen información confiábel, cal é o software que usa @ receptor@ agride ese espírito de procurar a intercomunicación, introducindo ruído na rede. máis

'Ha problemas entre versións'. Mesmo para os usuarios de MS-Word, ha problemas de compatibilidade entre as diversas versións do aplicativo. Así utilizar as versións máis modernas impide que os usuarios de versións máis antigas podan ler as súas mensaxes.3 . Usar versións antigas non soluciona sempre o problema, se ben é practica máis segura, pois aínda así poden aparecer alteracións molestas no formato. Os problemas entre Windows e Mac OS son loxicamente maiores.

'Distintas impresoras = Distintas aparencias'. Aínda que @ recipiendári@ dun ficheiro MS-Word teña a versión axeitada do procesador de textos, mesmo así pode haber problemas. A aparencia dun documento MS-Word depende da impresora que teña o sistema, ou máis ben do controlador correspondente. Por tanto ao formatar un documento MS-Word, tal vez con unha aparencia moito traballada para atinxir unha impresión dada n@ leitor@, non se pode estar 100% certo de cal vai ser a aparencia do dito documento nun outro computador con unha impresora diferente.

O formato MS-Word non é confiábel.

É ben coñecido que a Microsoft non se ten caracterizado pola elaboración de produtos moito seguros. No caso que nos ocupa isto evidenciase en dous puntos, as facilidades dadas para criar virus e a súa falta de discreción.

'Virus': O MS-Word posúe un sistema de macros bastante potente e non moito seguro. De maneira que hoxe en dia é o vector máis común de propagación de virus electrónicos. Enviar arquivos MS-Word habitualmente e sen necesidade é unha maneira moito eficiente de favorecer a propagación de virus. Se só fosen enviados os ficheiros MS-Word precisos, moitísimos menos que os actualmente enviados, recibir un ficheiro deste tipo non esperado seria xa un aviso de perigo, e a difusión dos virus seria moito máis dificultosa. Realmente quer fomentar o espallamento de virus pola rede?

Que un particular envíe arquivos MS-Word con virus non acrecenta a súa estima entre os seus coñecidos. Mais no caso de ser unha institución a o facer, mesmo a ofrecelos nas súas páxinas web, dá unha moito mala imaxe da mesma.

'Indiscrecións': Os documentos MS-Word inclúen máis informacións das que aparecen a primeira vista, e que en moitas ocasións @s autor@s dos documentos non desexarían foran fornecidas. Así ademais do que se le ao abrir o documento no procesador de textos MS-Word, o documento leva informacións sobre o autor e o computador no que foi redatado, e tamén informacións sobre versións antigas do documento, que nalgúns casos puideran ser confidenciais. Para ler esa información chega ás veces con abrir o arquivo con un procesador de textos distinto do MS-Word. Outras veces son necesarios procedementos máis elaborados4, mais en todo caso a información está no arquivo.

O formato MS-Word é pesado.

Con desmedida frecuencia envíanse mensaxes nun ficheiro MS-Word, que só contén texto simples, e que puidera ir moi ben nunha mensaxe de texto normal. Só que no primeiro caso ocupa centos de KB cando como texto simples ocuparía uns poucos KB. Se para acceder a internet ten que pagar, pense nisto antes de enviar ficheiros Word se necesidade. Se é afortunad@ e o aceso lle resulta gratuíto, sexa boa persoa e pense nos demais.

Resistencia aos erros do formato MS-Word.

A combinación procesador MS-Word formato MS-Word ten moi pouca resistencia aos erros. Unha pequena alteración do arquivo da lugar a que o procesador considéreo corrupto e non permita recuperar ningunha información. Mas neste caso o problema non é devido unicamente ao formato mais tamén ao procesador. Así utilizar outro procesador de textos5, ou o ollar o ficheiro con outras ferramentas6, pode permitir recuperar a maior parte da información.

Alternativas

Existen diferentes alternativas ao formato MS-Word, ningunha delas válidas para todas as ocasións. Da mesma maneira que non nos vestimos igual para unha voda e para xogar ao fútbol, non debemos utilizar o mesmo formato para diferentes finalidades.

Texto simple

Ha moitos casos onde o mellor é utilizarmos texto simples; unha carta comercial ou a un amigo, un artigo nun grupo de noticias da USENET, ou nunha lista de correos, etc. Sempre que posíbel debe preferirse o texto simples, pois é o formato máis intelixíbel, lixeiro e resistente a erros (sen redundancias), e 100% confiábel. Ademais permite incluír facilmente nas respostas treitos da mensaxe contestada. Podemos durmir con smóking, mais é moito máis cómodo o facer con un pixama.

Caso de ser necesario enviar un documento con unha aparencia elaborada existen formatos máis adecuados que o MS-Word:

RTF

O RTF, acrónimo de Rich Text Format, é un formato que permite unha formatación moi elaborada, sendo propiedade da Microsoft. Mais a diferenza do formato MS-Word é aberto, pois as especificacións son públicas e facilmente verificábeis ao ser lexíbel polas persoas. É por iso que é lido e escrito correctamente por unha grande variedade de procesadores de texto. Ademais ao ser lexíbel polas persoas, sempre se pode recuperar moita información mesmo que for levemente danado.

Está pois indicado para cando se quer enviar un documento, que poda ser manipulado pol@ recipiendári@, e cuxa forma principal de lectura sexa impreso.

Como gravar un arquivo con formato RTF no MW-Word?

Ir ao menú

   Arquivo -> Gravar como -> Gravar como tipo:

e escoller

   Formato RTF(*.rtf) 

HTML

O HTML, acrónimo de Hypertext Markup Language, é un formato aberto, público e lexíbel pelas persoas, polo cal é entendido por moitos aplicativos informáticos; evidentemente todos os navegadores de internet, moitos procesadores de textos, clientes de correo, etc. É un formato pensado para ver documentos na tela, mais non é tan bo para documentos que se van imprimir. Tampouco é conveniente abusar deste formato. Algún coñecido cliente de correo envía por defecto mensaxes de correo duplas: texto e html, o cal é totalmente innecesario se o que se quer enviar é unha mensaxe de texto.

Como gravar un arquivo con formato HTLM no MS-Word?

Ir ao menú

   Arquivo -> Gravar como -> Gravar como tipo:

e escoller

   Páxina Web (*.htm; *.html) 

Con todo debe de se subliñar que o MS-Word produce ficheiros html de bastante pouca calidade, moi pesados e non sempre respectuosos dos estándares. Neste aspecto é bastante mellor a calidade dun ficheiro rtf producido por este procesador.

PDF

Acrónimo de Portable Document Format, o PDF é un formato aberto, binario e propiedade de Adobe. Mais as especificacións son públicas e ben publicitadas, existindo aplicativos que len e escreben PDF en cal quer sistema operacional. Se o que se desexa é enviar documentos con moi boa aparencia, que non dependa da impresora a usar, e que non poda ser alterado facilmente pol@ recipiendári@, este é o formato de elección. De feito é usado cada vez máis pelas empresas para difundir información corporativa: catálogos, especificacións técnicas, etc. Por outra banda non é moi resistente a erros, ao ser binario, e tampouco é especialmente lixeiro.

O MS-Word non permite gravar en PDF, mais ha formas de o facer con software libre. Unha completa descrición de como o facer pode acharse na páxina web: Using Ghostscript to Make PDF Files.

Cando é apropiando empregar o formato MS-Word

Dicía anteriormente que non ha ningún formato apropiando en todas as circunstancias, senón que segundo a situación haberá que usar un ou outro. Existe tamén unha circunstancia propicia para empregar o formato MS-Word: cando se sabe positivamente que @ recipiendári@ ten o procesador de textos MS-Word, unha versión que poda manexar sen problemas o arquivo enviado, e ademais vai ora traballar no dito documento, ora empregar partes del noutros.

Por que deste documento

A verdade nunca gustei do procesador de textos MS-Word, polo cal nunca o tiven no meu computador. Porén ha bastante xente que presupón que eu teño o dito procesador, e envíame arquivos nese formato. E xa cansei de ver, despois de pasar bastante traballo para os abrir, que na maioría dos casos o formato era totalmente superfluo.

Ha uns poucos meses batín nas miñas navegacións pola rede con un artigo de Jeff Goldberg, que partindo dunha situación semellante a miña tomárase o traballo de redactar un alegación contra o abuso do envío indiscriminado de documentos en formato MS-Word. Pensei en traduci-lo, mais o fun deixando e ha un par de semanas Richard Stallman, o pai do software libre, deu a lume un artigo incitando a rebelarse contra este abuso MS-Wordiano. Así que comecei a traducir, mais xa postos abandonei a idea inicial e redactei un artigo propio, bastante inspirado iso si no de Jeff Goldberg. Non pretendo por tanto ser moi orixinal, tan só contribuír dentro das miñas posibilidades nesta campaña educativa. Pois diso se trata, dunha campaña para espallar boas maneiras na rede.

E que hai do novo formato de Office DocX?

O novo formato desenvolvido por Microsoft non invalida moitos dos puntos anteriores, porque éstes non se aplican únicamente ao feito de que se tratae dun formato de arquivo pechado e privativo, senón que tamén fan fincapé en que o formato DOC, como en moitos casos tamén o ODF, non é con frecuencia a mellor opción para enviar segundo qué tipos de datos.

É importante recalcar isto unha vez mais: non se trata tanto de reemprazar o DOC por algún outro formato "universal" que valla para todo, senón de saber qué formato empregar en cada caso.

Sexa como for, o DocX -- o formato de documentos de texto da familia de OpenXML desenvolvida por Microsoft -- ten moitos problemas de seu, entre os que se inclúe que a especificación non está clara, que os propios formatos de referencia implementados por Microsoft non a cumplen, que ten erros e que xoga en contra do estándar ISO xa existente -- o Open Document Format.

Consumer ten un bo artigo sobre o que representa o formato DocX.

Información adiccional

• ¿Para qué usar formatos abiertos?, de openformats.org
• Entre todos podemos poner fin a adjuntos de ficheros en formato Word por Richard M. Stallman.
• A Response Letter to the Word Attachments, por Martin Sylvester.
• Formatos Abertos de Información, da documentación do GLUG, baseado noutro documento de Ramón Flores.

A maior parte da información contida nesta páxina é unha actualización dun documento orixinalmente escrito por Ramón Flores: O formato MS-Word non é un bom formato para o intercámbio de documentos. A él correspóndelle o mérito de ter redactado o documento orixinal.