A redacción

Presentación

En apartados anteriores viuse como as características xerais da linguaxe administrativa influían no tratamento que se lles daba a algúns aspectos lingüísticos concretos. 

Así, a democratización da comunicación incide no uso das formas de tratamento persoal ou no das maiúsculas e das minúsculas, e favorece a aparición de formas de feminino para denominar cargos ocupados por mulleres; a personalización dos documentos obriga o emisor a asinar co seu nome e apelidos, e desaconsella o emprego de fórmulas impersoais, etc.

Do mesmo xeito, o obxectivo xeral que se sinalaba como a busca da claridade, só se pode acadar a través de modificacións na forma de redactar os documentos e na disposición da información. 

A expresión debe ser sinxela, sen retoricismos baleiros nin falsamente elegantes, e concisa, de xeito que se evite a complexidade innecesaria na sintaxe ou no léxico. Estas condicións teñen que cumprirse sen provocar ningunha mingua na precisión que é imprescindible en calquera comunicación especializada. 

O texto así redactado debe estruturarse de xeito claro, coherente e lóxico, seguindo na medida do posible o proceso de comprensión do lector e xerarquizando a información segundo a súa importancia.

O proceso de redacción

Non existe ningunha metodoloxía estable que garanta que o texto que se redacte segundo ela cumprirá as características que se acaban de sinalar, pero iso tampouco quere dicir que o proceso de redacción se poida encarar de calquera maneira.

Existe unha serie de pasos aceptados convencionalmente que favorecen que o texto resultante cumpra as características desexables. Os principais son:

• Buscar as ideas que se van incluír no documento

Antes de empezar a escribir débense recoller todos os aspectos que se relacionan co tema central que se quere transmitir. Se esta revisión non se fai ao comezo do proceso pódese omitir algunha información importante, ou advertir a súa falta cando xa estea avanzado o proceso de redacción, o que obrigaría a comezar outra volta para darlle cabida ao novo aspecto na estrutura do documento.

• Ordenalas e xerarquizalas

O paso seguinte consiste en organizar esas ideas de xeito que formen unha estrutura lóxica e coherente que poida ser facilmente comprendida polo lector.

Esta estruturación está condicionada pola finalidade coa que se redacta o documento. A información que se considera principal e secundaria, e a orde en que se inclúe non será a mesma nunha mensaxe de tipo informativo ca noutra que pretende convencer ao interlocutor.

• Redactar o documento

No momento en que se sabe que unidades de información se desexa transmitir, e que importancia ten cada unha delas no conxunto do texto, pódese comezar o proceso de redacción.

No terreo administrativo existen algúns modelos de documentos que se especializaron na transmisión de determinadas mensaxes cunha finalidade comunicativa concreta (informes, solicitudes, denuncias...). Polo tanto, a estrutura que se elaborou no punto anterior ha ter unha correspondencia na fragmentación do texto, como se pode ver nos exemplos do volume a dos presentes criterios lingüísticos.

Pero se se deixan de lado casos coma eses, o texto como unidade de información conta cunha serie de subunidades que permiten reproducir con facilidade calquera estrutura de conceptos. Estas unidades son, en orde inversa ao seu tamaño: 

— o apartado

Só aparece en textos moi complexos. Trata dun subtema que ten entidade e independencia abonda con respecto ao conxunto como para merecer un epígrafe propio.

— o parágrafo

É a unidade básica da redacción pois nel estrutúranse as frases necesarias para desenvolver unha idea completa con respecto a un só tema. A súa importancia é aínda maior nos textos breves xa que ao non existir apartados convértese na primeira subdivisión do conxunto de información que supón o texto.

Tendo en conta que a claridade é o obxectivo xeral, é conveniente que o parágrafo cumpra as seguintes condicións: 

- Debe ter unha unidade de significado. Hai que evitar incluír no mesmo parágrafo dúas ideas totalmente distintas ou separar en dous dúas moi relacionadas.

- Debe tenderse á brevidade, pois os parágrafos longos esixen unha atención suplementaria para seren comprendidos; pero evitando caer no extremo oposto e facer un parágrafo con cada frase.

- Hai que poñer especial coidado na primeira e na última frase de cada parágrafo: son as que adoitan lerse con maior atención, polo que deben funcionar, respectivamente, como presentación e conclusión do tema.

— a frase

É a estrutura que acolle cada unha das ideas relacionadas que forman a unidade sinalada no parágrafo.

É imposible que un parágrafo sexa claro se non o son as frases que o integran, polo que á hora de redactalas débese ter en conta o seguinte:

- Non deben ser longas nin ter unha estrutura sintáctica complexa. Con iso só se consegue un estilo pesado e reflexivo que obriga a un grande esforzo de concentración.

- Tampouco se debe caer en excesos polo lado contrario e redactar frases telegráficas, que se entenden con moita facilidade pero que son moi difíciles de organizar nun conxunto maior ao carecer de conexións lóxicas.

- Os incisos (que achegan información complementaria que enriquece a frase) deben usarse con moderación, xa que se se multiplica o seu número a idea principal fragméntase en exceso e faise difícil de seguir. 

- Sempre que sexa posible, débese empregar a orde natural da frase (suxeito-verbo-complementos). 

Ademais disto, é posible indicar algúns hábitos de tipo morfosintáctico que sería conveniente evitar (ou polo menos dos que non habería que abusar), tendo en conta que inciden na aparencia final das frases e dificultan a comprensión dos parágrafos.

- Usar construcións impersoais ou pasivas, que deixan en lugar secundario a quen realiza a acción.

- Abusar do emprego de nomes no canto de verbos, o que favorece a impersonalización que acabamos de ver e provoca que a información sexa menos clara.

O alumnado comprendeu este fenómeno moi rapidamente 

mellor ca

A comprensión deste fenómeno por parte do alumnado foi moi rápida.

- Suprimir elementos na redacción: poden ser os nexos que conectan palabras plenas ou frases entre si (preposicións, conxuncións...), os verbos que introducen un infinitivo, etc.

Ademais dos aspectos vistos ata o de agora, importantes para redactar un texto claro e sinxelo, é preciso non esquecer outros que, se se ignoran, poden afastar a comunicación administrativa do nivel estándar culto en que debe moverse.

Entre os erros que afectan á morfoloxía e á sintaxe destacan: 

- a ruptura da concordancia

A pesar de explicalo con detalle, a maioría votou en contra

mellor ca

A pesar de explicalo con detalle, a maioría votaron en contra.

- a indicación errónea dunha correlación ou a ausencia do segundo elemento

*Con esta proposta esperamos acadar, por unha parte o consenso necesario e tamén a colaboración da sociedade.

- a rotura de estruturas sintácticas ou de réximes verbais

Outros non afectan á gramática senón ao léxico ou ao sentido xeral do período, como por exemplo:

- o uso de construcións ambiguas

*No documento indicábase que había que presentar a información recollida con anterioridade.

- a presenza de construcións ou palabras que un autor repite de xeito continuo (os tics verbais)

*Polo tanto [...] Polo tanto [...]

- a abundancia de comodíns (palabras xenéricas que se empregan para encher un baleiro léxico cando o autor con coñece unha palabra máis precisa).

*Falou da lamentable situación dalgúns edificios da zona vella. Este tema (mellor “problema”)...

• Revisar o texto

Finalmente, é conveniente avaliar en conxunto o documento que se acaba de redactar para ver se recolle con exactitude a organización de ideas elaborada previamente, e se o fai respectando as características formais que deben presidir a redacción administrativa.